Het is altijd fijn om nieuwe partners aan te sluiten op onze organisatie. Het proces van klant worden noemen we ook wel onboarding. We krijgen vaak de vraag hoe dat bij ons in zijn werk gaat.
Dit leggen we graag uit in 10 stappen.

1. Maatwerk oplossing ontwerpen

Elke onderneming ons is anders. Onze projectmanager komt bij je op de werkvloer en begint met het bekijken van de huidige klantenservice inrichting. We brengen een advies uit wat er verbeterd kan worden en bespreken verschillende implementatie mogelijkheden. Is er bijvoorbeeld nieuwe software nodig? We hebben ruime ervaring met het implementeren van Zendesk Support Suite. De klantcontactsoftware die meerdere kanalen en zelfs meerdere merken in één systeem aan kan.

De kern van uitbesteden zit in het ontzorgen. Je hebt een bepaalde behoefte in je organisatie, en die wil je zo slim mogelijk vervullen. Onze projectmanager zal je vragen stellen als:

  • Wat is aanleiding van de klantenservice behoefte?
  • Wat is er veranderd? Wat is er gebeurd?
  • Waar wil je organisatie heen?
  • Wat hebben jullie al gedaan?
  • Welke stakeholders zijn betrokken?

2. Presentatie van het voorstel

Onze projectmanager zal een voorstel presenteren. Hier staat in hoe het project er uit ziet, welke doelen er gesteld zijn en wat er voor nodig is om het uit te voeren. De Kwaliteitscyclus van Deming is onze leidraad voor projectmanagement.

3. Presentatie van de offerte

Nu het voorstel is goedgekeurd moeten we het eens worden over het kostenplaatje. Op deze pagina kun je al een goede prijsindicatie krijgen. Het uurtarief is afhankelijk van de complexiteit van het project, volume van uren en de vraag en aanbod in kwalitatieve klantenservice medewerkers.

4. Juridische controle

Een kredietwaardigheidscontrole en bedrijfshistoriecheck is routine bij het klant worden. Onze organisatie is gezond en dat willen we graag zo houden.

Business Process Outsourcing

5. Overeenkomst proefperiode sluiten

De eerste overeenkomst is voor drie maanden. Deze tijd gebruiken we om onze organisaties aan elkaar te laten wennen en bekijken of de samenwerking soepel verloopt.

6. Werkinstructie opstellen

We gaan aan de slag met het documenteren van je assortiment, organisatiestructuur, garantievoorwaarden, meest gestelde vragen, etcetera. Deze werkinstructie wordt gebruikt door onze klantenservice medewerkers (agents) om je klanten direct antwoord te geven op hun vragen.

7. Klantenservice team samenstellen

Onze projectmanager kiest collega’s uit die het klantenservice team zullen vormen. De manager kiest op basis van werkervaring en affiniteit met de branche van onze nieuwe partner.

8. Training van agents

Nu is het de tijd voor agents om te leren. Op basis van de werkinstructie zal de projectmanager de agents opleiden. Onze leuke en efficiënte trainingsmethodes zorgen dat onze agents je organisatie snel kennen. De projectmanager begeleidt elke agent persoonlijk tijdens de eerste weken in het nieuwe project.

9. Implementatie en uitvoering

Top, we kunnen beginnen. Onze websiteontwikkelaars zorgen dat de nieuwe klantenservice omgeving perfect ingericht is, en vervolgens kunnen onze agents aan de slag met het helpen van je klanten. Terwijl we onderweg zijn met de uitvoering, blijft de projectmanager de werkinstructie bijwerken als er ontwikkelingen zijn in je organisatie, zoals een nieuwe productgroep.

10. Eerste evaluatiegesprek

Nadat de eerste drie maanden omgevlogen zijn, is het tijd voor het eerste officiële evaluatiegesprek. Voor grotere organisaties voeren we daarvoor een audit uit. Byteleaders reflecteert op de onboarding en geeft een advies om de samenwerking wel of niet te verlengen. Als de partner ook tevreden is, bieden we een samenwerkingsovereenkomst voor één jaar aan.

Lekker ontzorgt — genieten!

In tien stappen je klantenservice geruisloos uitbesteden. Dat kan bij Byteleaders.

Ralph Heeneman

About Ralph Heeneman

Ralph is oprichter en projectmanager van Byteleaders. Hij is gespecialiseerd in klantcontact oplossingen.

Leave a Reply